Un décret du 5 novembre 2015 définit les conditions de saisine de l'administration par voie électronique (SVE). D'autres décrets publiés au Journal officiel à la date du 6 novembre 2015 précisent les exceptions autorisées. Ce nouveau droit fait suite à une ordonnance du 6 novembre 2014 relative au droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique.

Depuis le 7 novembre 2015, tout usager peut saisir un service de l'État ou un des établissements publics par voie électronique, au lieu de se déplacer ou d'envoyer un courrier. Ce dispositif est appelé Saisine par voie électronique de l'administration (SVE).  

Saisir par voie électronique, c'est quoi ?

Un nouveau droit est reconnu aux usagers, celui de saisir les services de l'État par voie électronique. Les administrations doivent maintenant permettre l'exercice de ce droit au moyen de dispositifs électroniques. Elles ont le choix entre des téléprocédures (comme par exemple pour déclarer ses impôts en ligne), des formulaires de contact, ou encore des adresses de messagerie électronique.

Qui peut utiliser la SVE ?

La SVE est accessible à tous les usagers : 

• particuliers;
• professionnels 
• entreprises 
• associations, etc...

Quelles administrations peuvent être saisies via la SVE ?

Depuis le 7 novembre 2015, toutes les administrations de l'État et ses établissements publics peuvent être saisis par voie électronique.

Valable pour tout ?

Il existe forcément des exceptions pour des motifs d'ordre public, de défense et sécurité nationale, de nécessité de comparution personnelle de l'usager ou de bonne administration, notamment pour prévenir les demandes abusives. Ces exceptions, parfois seulement temporaires, sont prévues par des décrets. 

Des exceptions concernant les administrations de l'État et ses établissements publics, existent. Exemples de motifs : 

• défense et sécurité nationale; 
• nécessité de comparution personnelle de l'usager; 
• production obligatoire d'un document original empêchant sa dématérialisation. 

Quels sont les motifs de saisine via la SVE ?

Se déplacer à un guichet ou envoyer un courrier par la poste n'était déjà plus la seule et unique manière d'effectuer une démarche. S'inscrire sur les listes électorales, acheter un timbre fiscal, changer d'adresse sur sa carte grise, consulter le nombre de points de son permis, demander un extrait de casier judiciaire, etc..., autant de démarches qu'il était déjà possible de faire en ligne auprès des services de l'État. Mais il s'agissait encore d'exceptions concernant les démarches les plus fréquentes. Les administrations offraient par ailleurs déjà différentes possibilités de contact en ligne. Mais les envois des usagers effectués par l'intermédiaire de formulaires de contact ou de messagerie ne valaient pas forcément vraie « saisine » c'est-à-dire demande ou démarche valablement exprimée (faute d'identification suffisante de l'usager, de possibilité de joindre des pièces et surtout d'un cadre juridique suffisant). On peut désormais parler d'un droit de saisir un service de l’État par voie électronique parce que son exercice est défini, reconnu et garanti.

Sauf exceptions, après s'être identifié auprès de l'administration, l'usager peut : 

• adresser par voie électronique toute demande, déclaration, document ou information à l'administration 
• et/ou répondre à l'administration par cette voie, sans que le service concerné ne puisse lui demander de répéter ou confirmer sa saisine par une autre voie qui ne serait pas dématérialisée.

Pour ce qui est des démarches administratives, l'usager peut utiliser ce dispositif dématérialisé, sauf dans le cas où la demande fait partie des exceptions.

Comment la saisine se fait-elle ?

Lorsqu'il existe, pour une démarche, un dispositif particulier de saisine électronique dont il a été informé, l'usager doit évidemment utiliser ce dispositif. S'il existe une téléprocédure spécifique (par exemple pour obtenir un certificat de non-gage) un courriel ne fera pas l'affaire. L'usager doit bien sûr s'identifier, par exemple pour un particulier en indiquant à minima nom, prénom, adresse postale et électronique. Il doit également respecter les modalités d'utilisation qui lui sont été indiquées. Il lui est parfois aussi nécessaire d'accompagner sa demande de pièces justificatives numérisées. En contrepartie, de son côté, l'administration ne peut pas exiger de lui qu'il confirme ou répète sa saisine par un autre moyen (déplacement au guichet, correspondance postale). 

Saisie et transmission de la demande

Selon le service concerné, l'usager a à sa disposition 

• soit un téléservice ciblé; 
• soit un formulaire de contact générique ou ciblé sur un ensemble défini de sujets, dont chaque requête est orientée vers le service compétent; 
• soit une adresse de messagerie correspondant à une "boîte aux lettres" fonctionnelle.

À savoir :

Les autres modes de saisine (sur place ou par courrier postal) subsistent.

Quelle garantie pour l'usager ?

Accusé de réception et parfois accusé d'enregistrement électronique.

Suite à l'envoi, un accusé de réception électronique (ARE) par le service compétent est adressé à l'usager 

L'ARE assure de l'envoi et sert à calculer les délais de formation d'une éventuelle décision implicite.

Il comporte : 

• la date de réception de l'envoi électronique; 
• l'adresse postale (le cas échéant l'adresse électronique), ainsi que le numéro de téléphone du service chargé du dossier; 
• dans le cas où la demande de l'usager est susceptible de donner lieu à une décision implicite de rejet ou d'acceptation, la date à laquelle, à défaut d'une décision expresse, celle-ci sera réputée acceptée ou rejetée; 
• dans le cas où la demande de l'usager est susceptible de donner lieu à une décision implicite de rejet, les délais et les voies de recours à l'encontre de la décision.

Si la délivrance de l'ARE par le service compétent pour la traiter n'est pas instantanée, un accusé d'enregistrement électronique (AEE), qui acte la date de réception de l'envoi, est adressé à l'usager dans le délai d'un jour ouvré à compter de la réception. L'ARE est ensuite envoyé, par l'administration compétente, dans un délai de 7 jours à compter de l'enregistrement de l'envoi.

L'AEE et l'ARE sont envoyés 

• à l'adresse électronique utilisée par l'usager pour effectuer son envoi; 
• ou, en cas d'utilisation d'un téléservice, à l'adresse électronique indiquée par l'usager pour poursuivre la relation électronique avec l'autorité administrative.

Textes de référence 

• Ordonnance n°2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives  
• Décret n°2015-1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique

Pour en savoir plus 

• Ordonnance n° 2014-1330 du 6 novembre 2014 relative au droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique  
• Décret relatif au droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique