Dans une réponse ministérielle du 17 mars 2015, la ministre de la Décentralisation et de la Fonction Publique rappelle que les photocopies des documents originaux, dès lors qu’elles sont lisibles, doivent être acceptées par l’administration. En cas de doute sur l’authenticité du document original reproduit ou sur l’authenticité de la photocopie elle-même, le service instructeur peut demander, par lettre recommandée avec accusé de réception, la production de l’original. Les délais d’instruction sont alors suspendus jusqu’à la production de ce document par l’usager.

 La certification conforme de photocopies de documents demeure possible lorsque ces copies sont exigées par des administrations étrangères. Dans ce cas, les services habilités à certifier conforme, notamment les services municipaux, sont tenus de certifier les documents qui leur sont présentés. Réciproquement, les administrations françaises peuvent demander la certification des copies de pièces établies par des administrations étrangères. En outre, certaines copies ou ampliations ne peuvent être délivrées que par les autorités administratives ou judiciaires ou des professionnels du droit. C’est le cas des copies d’actes judiciaires ou authentiques, qui relèvent de la seule compétence des greffes des tribunaux ou des officiers ministériels (notaires, huissiers, par exemple).

 Depuis 2001, il est interdit aux administrations d’exiger des usagers la production de copies certifiées conformes de documents délivrés par l’une d’entre elles. Cette interdiction, mise en place par un décret du 1er octobre 2001, s’applique :

• aux administrations de l’État et à ses établissements publics,
• aux collectivités territoriales et à leurs établissements publics,
• aux gestionnaires de services publics,
• aux organismes de sécurité sociale,
• à tous les autres organismes contrôlés par l’État.

Pour en savoir plus

• Copie certifiée conforme - Simplification - Assemblée nationale

Démarches auprès d'une administration française

L'administration ne peut plus exiger une copie certifiée conforme d'un document pour remplir une démarche. Les services de l'Etat (préfecture, université), locaux (mairie...) ou tout organisme public (comme Pôle emploi) sont concernés.

Ces demandes concernaient auparavant les copies de diplômes, réclamées lors des inscriptions universitaires, les copies des états de service militaire...

La production d'une photocopie simple du document original, dès lors qu'il est lisible, doit être acceptée. En cas de doute sur la validité de la copie, l'administration concernée peut demander la production de l'original. Cette demande doit être justifiée et faite par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Les procédures en cours sont alors suspendues jusqu'à la production de l'original.

Démarches auprès d'une administration étrangère

Les administrations étrangères peuvent continuer à exiger la certification conforme de copies de documents administratifs français. Par exemple, la copie de diplômes français d'un étudiant souhaitant partir en échange universitaire.

Dans ce cas, les services administratifs sont tenus de certifier les documents qui leur sont présentés.

La demande peut être présentée dans n'importe quelle mairie ou préfecture.

Réciproquement, les administrations françaises peuvent demander la certification des copies de pièces établies par les administrations étrangères.

Copies d'actes judiciaires ou authentiques

Les copies d'actes judiciaires (jugements par exemple) ou d' actes authentiques (crédit-bail immobilier par exemple) relèvent de la seule compétence des greffes de tribunaux ou des officiers ministériels (notaires, huissiers par exemple).

Voir aussi

Légalisation de documents d'origine étrangère (authentification) Papiers – Citoyenneté.

Où s'adresser ?

• Mairie Pour demander une copie certifiée conformée en dehors de Paris - à la demande d'une administration étrangère Service-public.fr
• Tribunal d'instance (TI) Pour demander la copie d'une décision de justice Ministère en charge de la justice
• Préfecture Pour demander une copie certifiée conforme en dehors de Paris - à la demande d'une administration étrangère Ministère en charge de l'intérieur
• Notaire Pour demander la copie d'actes judiciaires ou authentiques
• Ambassade ou consulat étranger en France Pour demander une copie certifiée conformée - à la demande d'une administration étrangère Ministère en charge des affaires étrangères

À Paris

• Paris - Mairie d'arrondissement Pour demander une copie certifiée conforme - à la demande d'une administration étrangère

• Préfecture de police de Paris Pour demander une copie certifiée conforme - à la demande d'une administration étrangères.

Références

• Décret n°2001-899 du 1er octobre 2001 abrogeant la certification conforme des copies de documents délivrés par les autorités administratives

•  Réponse ministérielle du 25 mai 2000 relative à la certification conforme de documents écrits en langue étrangère

•  Réponse ministérielle du 21 octobre 2004 relative aux services délivrant des copies certifiées conformes